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Trotz der Einführung umfassender Richtlinien mangelt es in vielen Unternehmen an Transparenz

Automatisierung ist Pflicht, intelligente Prozesse die Kür

Seit zwei Jahren ist Concur Teil von SAP, aber was genau leisten die Lösungen zum Reisekostenmanagement?

Die manuelle Planung, Buchung und Abrechnung einer Reise kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Mitarbeiter ärgern sich hinterher häufig mit lästigem Zettelchaos herum, während Buchhalter oft unsaubere Abrechnungen bearbeiten – und sich nicht minder ärgern. Liegen dann noch einige Wochen zwischen Reise und Dateneingabe, kann es vorkommen, dass Informationen und Belege verloren gehen. Zudem halten sich Arbeitnehmer oft aus Zeitmangel oder wegen fehlender Kenntnis nicht an die vorgegebenen Richtlinien und begehen so Fehler bei der Abrechnung. Diese muss dann überarbeitet werden, während die erstatteten Reisekosten häufig niedriger als erwartet ausfallen – wieder zum Frust von Finanzverantwortlichen und Mitarbeitern.

Das Herzstück: Travel & Expense

Um diese Probleme zu lösen, hat Concur die integrierte End-to-End-Lösung Travel & Expense entwickelt, die Travel Manager, Finanzabteilung und Geschäftsreisende vor, während und nach dem Businesstrip unterstützt. Von der individuellen Online-Buchung bis zur automatisierten Reisekostenabrechnung bietet die Anwendung eine Vielzahl an Funktionen, mit denen sich Prozesse beschleunigen und die Datenqualität erhöhen lassen. Eine entsprechende Komplettlösung vereint alle relevanten Schritte, von Reiseantrag, Genehmigung, Reiseplanung und Buchung bis hin zu Abrechnung, Reporting sowie Audit und Beleghandling, in einem System. Hinzu kommen mobile Apps, mit denen Reisende alle wichtigen Informationen, wie zum Beispiel Reisepläne oder alle Reisekosten und Abrechnungen, auf ihrem Smartphone einsehen und bearbeiten können. Auch Reiseinhalte verschiedener globaler Distributionssysteme (GDS) lassen sich problemlos erfassen sowie eigens verhandelte und öffentliche Anbieterraten aufzeigen. Eine aktuelle IDC-Studie zeigt das Potenzial des Geschäftsreisemanagements auf: Nutzer der integrierten Lösungen von Concur verzeichnen 49 Prozent Zeitersparnis bei der Reisebuchung, 70 Prozent bei der Erstellung von Reisekostenabrechnungen und eine um 35 Prozent höhere Einhaltung interner Vorgaben.

Warum Automatisierung nicht reicht

Mit einer integrierten Lösung für das Geschäftsreisemanagement lassen sich Hauptausgaben wie Reisekosten schneller und besser verwalten. Um zu gewährleisten, dass Mitarbeiter steuerliche und gesetzliche Vorgaben einhalten, haben Unternehmen oft Richtlinien und Prozesse formuliert. Im Zuge der digitalen Transformation verändern sich die Erwartungen der Arbeitnehmer jedoch. Sie erwarten mehr Flexibilität und Anwenderfreundlichkeit. Zudem ist das Zusammenwirken von Anbietern und Lieferanten direkter und unmittelbarer geworden. Verantwortliche in Unternehmen stellen sich deshalb häufig die Frage, ob der eigene Ansatz, die Ausgaben zu verwalten, noch der richtige ist. Concur hat gemeinsam mit der International Data Corporation (IDC) fünf Stufen zur Professionalisierung des Reisekostenmanagements definiert. Sie verdeutlichen, welchen Schritt Unternehmen auf ihrer jeweiligen Stufe als Nächstes nehmen müssen, um die Effizienz weiter zu steigern.

Professionalisierung in fünf Schritten

Erster Reifegrad: Firmen, die sich auf der ersten Entwicklungsstufe befinden, haben häufig noch keine allzu umfangreichen Anforderungen an ihr Abrechnungssystem. Meist fallen wenige Geschäftsreisen an. In diesem Fall lassen sich die Ausgaben der Mitarbeiter mit einer papier- oder einer Excel-basierten Abrechnung erfassen. Wächst ein Unternehmen, müssen die Daten in ein größeres Buchungssystem übertragen werden. Das erfordert den Einsatz zusätzlicher Mitarbeiter, die dabei unterstützen, und führt häufig zu Fehlern bei der Eingabe.
Zweiter Reifegrad: Sobald Firmen die Grenzen ihrer papier- oder Excel-basierten Abrechnung erreichen, setzen sie eine automatisierte Lösung für die Reisekostenabrechnung ein. Diese markiert den zweiten Reifegrad zur Professionalisierung. Die Anforderungen technikaffiner Nutzer erfüllt diese Stufe jedoch oft nicht. Arbeitnehmer, die mehr als 20 Reisekostenabrechnungen im Jahr erstellen, verlieren noch immer leicht den Überblick. Sie benötigen dann oftmals aufgrund der Komplexität ihrer Abrechnung immer noch manuelle Unterstützung durch die Buchhaltung.
Dritter Reifegrad: Unternehmen, deren Anforderungen an ein Abrechnungssystem weiter fortgeschritten sind, nutzen individualisierte mobile Anwendungen aus der Cloud, die eine sofortige Ausgabentransparenz sowie einen einfachen Zugriff auf Reiseinformationen ermöglichen. Wenn Unternehmen die dritte Stufe der Professionalisierung erreicht haben, setzen sie Apps ein, die Belege mobil erfassen und sie automatisch ins System überführen.
Vierter Reifegrad: Arbeiten Firmen überdies länderübergreifend oder haben branchenspezifische Compliance-Anforderungen, benötigen sie zudem ein Partnernetzwerk, das Services anbietet, die über die cloudbasierte Lösung hinausgehen. Für IDC haben sie damit die vierte Stufe der Professionalisierung erreicht. Besonders wenn Reisende außerhalb der firmeneigenen Systeme

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