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Ein Leitfaden für den schnellen Einstieg in Process Mining

Process Mining

Es gilt, die Geschäftsprozesse zu verstehen und zu optimieren. Nach Konsolidierung, Harmonisierung und Automatisierung hat SAP-Partner Celonis ein Verfahren entwickelt, die Geschäftsprozesse des ERP-Systems und der Business Suite transparent zu machen. Damit ergibt sich eine große Chance auf mehr Effizienz und Agilität. Mitgründer und Co-Geschäftsführer Bastian Nominacher sprach mit E-3 Chefredakteur Peter M. Färbinger über Process Mining.

Um Geschäftsprozesse zu verstehen und zu optimieren, gilt es, den Datenschatz in Unternehmen zu heben. Celonis Process Mining macht sich dabei die digitalen Spuren zunutze, die fast jede Transaktion in den globalen IT-Systemen des Unternehmens hinterläss.

Die Idee dahinter: Das Verstehen der tatsächlichen Geschäftsprozesse bringt Klarheit, Transparenz, Agilität und löst Konflikte und Engpässe in der Aufbau- und Ablauforganisation.

Was Data Mining für den Daten-Analysten und BI-Experten ist, ist Process Mining für das Management.

Qualitätswerkzeug

Process Mining analysiert und visualisiert die Geschäftsprozesse. Damit ist es ein Qualitätswerkzeug, das den SAP-Bestandskunden hinsichtlich Effizienz und Agilität unterstützt.

Anders als die rein quantitative Verbesserung eines schnelleren Hana-Systems ist Celonis auf die Qualitätsverbesserung fokussiert – ein schlechtes System, das nach einem Hana- und S/4-Upgrade lediglich schneller läuft, ist dennoch noch immer ein schlechtes System.

Celonis bietet den SAP-Bestandskunden einen ganz anderen Ansatz: Analysiert werden die Prozesse. Eine visuelle Darstellung veranschaulicht das Optimierungspotenzial.

Das Ziel ist Transparenz, Harmonisierung, Effizienz und Agilität.

Im ersten Ansatz klingt Process Mining wie Zauberei:

Wie kann man etwas visualisieren und von etwas Schwachstellen finden, das man nicht kennt?

Auf den ersten Blick ist jedes ERP-System eine Black Box, oder?

„Das mag für die Zeit vor Process Mining stimmen“

„Der Zugang zu Systemen und Daten war oft nur über Umwege möglich. Lange Wartezeiten und umständliche Zugriffswege frustrierten nicht nur die Mitarbeiter. Auch machten sie reaktionsschnelle, flexible Entscheidungen unmöglich, wie sie agile Unternehmen heute treffen müssen.

Mit unserer Technologie haben wir diesen Schatz an Daten zugänglich gemacht – auf eine einfache und für jedermann verständliche Art und Weise.“

Digitale Spurensicherung

Für den SAP-Bestandskunden ergibt sich demnach die erstmalige Chance, Prozesse genauso abzubilden, wie sie tatsächlich ablaufen.

„Dabei gilt es, die digitalen Spuren, die jede Transaktion hinterlässt, zu sammeln und in ein Bild zu übertragen, also zu visualisieren“

erklärt Bastian Nominacher.

Die Schwachstellen ergeben sich aus eben dieser Analyse:

„Man sieht auf einen Blick, was wirklich passiert, und kann direkt in die Ursachenanalyse einsteigen“

weiß er aus mittlerweile zahlreichen sehr erfolgreichen Einsätzen der Celonis-Software.

Klassische Methoden zur Fehleranalyse stoßen schnell an ihre Grenzen. Sie können zwar feststellen, dass ein Prozess nicht optimal abgewickelt wird. Weshalb es aber zu diesen Engpässen in der Aufbau- und Ablauforganisation kommt und wie genau die einzelnen Prozesse ineinandergreifen, darüber geben sie oftmals keinen Aufschluss.

„Process Mining von Celonis sind hier dagegen keine Grenzen gesetzt. Wir sind mit unserer Technologie in der Lage, auch enorme Datenbestände mit Millionen von Prozessinstanzen zu nutzen und auszuwerten“

betont Nominacher den Unterschied zu traditionellen Analysewerkzeugen.

„Einer der wirklich schönen Aspekte ist der Aha-Effekt, den wir so oft sehen. Die Erkenntnisse, die anhand unserer Prozessanalysen gewonnen werden, sind für Kunden oft sehr überraschend“

berichtet der Celonis-Co-Geschäftsführer im E-3 Gespräch und er erklärt, was hier für einen SAP-Bestandskunden neu sein kann:

„Viele vermuten, dass es in einem Ablauf oder bestimmten Bereich hakt. Für diese Vermutung aber auch einen konkreten Beleg zu finden war lange Zeit sehr aufwändig.

Auch können die Ursachen von Umwegen oder Verzögerungen an ganz anderer Stelle liegen als zunächst vermutet.“

Mit Celonis wird auf einen Blick ersichtlich, wo der Ist- vom Soll-Prozess abweicht und wie sich diese Abweichung auf die Effizienz des gesamten Unternehmens auswirkt.

Werden beispielsweise Aufträge oder Rechnungen manuell nachgearbeitet oder Bestellungen zu früh oder zu spät aufgegeben, ist es schnell vorbei mit der Effizienz.

Ohne tiefe Eingriffe

Fragen, die wahrscheinlich jeden SAP-Verantwortlichen umtreiben:

Welche Voreinstellungen sind notwendig und wie tief greift die Celonis-Software in das ERP-System ein – welche Berechtigungen sind erforderlich?

„Es ist nicht notwendig, tief in das ERP-System zu greifen“

gibt Bastian Nominacher Entwarnung, denn Celonis nutzt eine Vielzahl von Standard-Konnektoren für die Kernprozesse eines Unternehmens.

Die Anbindung an SAP funktioniert damit schnell und reibungslos.

„Verarbeitet man Daten direkt auf der produktiven Suite-­on-Hana- oder S/4-Instanz, spart man sich außerdem die Replikation, zusätzliche Hardware etc. und kann Process Mining direkt in Echtzeit in allen SAP-Prozessen anwenden“

erklärt Nominacher.

Das Vorgehen, spezialisierte Konnektoren und Software-Agenten an spezifischen Stellen im System zu positionieren, ist dem Prinzip nach nicht neu. Beim System-Monitoring und speziell bei der Netzwerküberwachung von Wide und Local Area Networks sind Agenten gelebte Realität.

Bisher kam aber niemand auf die Idee, diese Technik auch auf Geschäftsprozesse und betriebswirtschaftliche Aufbau- und Ablauforganisationen anzuwenden.

Celonis ist hier absolut Pionier und brauchte demnach auch einige Zeit und Hunderte von E-Mails, um selbst eine SAP davon zu überzeugen.

Eine weitere wichtige Frage für den CIO und CCC-Leiter:

Wenn sich die Celonis-Software auf die Suche nach Schwachstellen begibt, leidet darunter die Performance des Produktivsystems?

Auch hier kann Bastian Nominacher entwarnen:

„Celonis Process Mining läuft im Hintergrund und ist so optimiert, dass es keine Auswirkungen auf den Produktivbetrieb der Systeme hat.“

Und der CEO und CFO fragen sich vielleicht:

Können sich in einem ERP-System bestimmte Prozesse und Funktionen vor der Celonis-Software „verstecken“? Gibt es blinde Stellen?

„Blinde Stellen gibt es nur bei Medienbrüchen, wenn der Prozess manuell weitergeführt wird“

erklärt Nominacher.

Sobald ein Prozess digital abläuft, hinterlässt er Spuren. Process Mining benötigt im Eventlog nur drei Komponenten: einen Zeitstempel, einen Eventbezeichner (beispielsweise „Bezahle Rechnung“) und einen Fallschlüssel wie die Rechnungsnummer.

„Unsere Process-Mining-Technologie funktioniert unabhängig von der eigentlichen Implementierung der Prozesslogik. Wichtig ist einzig und allein, welche Spuren, d. h. Datenbankeinträge, entstehen. Aus diesen Spuren können die Process-­Mining-Algorithmen den Prozessablauf rekonstruieren.

Hat ein Kunde Tabellen im Z-Namensraum angelegt, so müssen diese einmal registriert, also dem System als Event-Quelle bekannt gemacht werden – und können dann problemlos weiter­verarbeitet werden.“

Abap- und Java-Schwachstellen

Und findet Celonis auch Schwachstellen in den Hana-Datenbankfunktionen, die in Abap oder Java ausprogrammiert sind? Und im NetWeaver Java-Stack?

„Celonis identifiziert die Prozessvarianten auf Basis der digitalen Spuren, d. h. Einträgen in den Tabellen, auf Datenbankebene.

Dieses Verfahren hat den großen Vorteil, dass es vollkommen unabhängig vom darunter­liegenden Stack ist.

Egal ob Abap- oder Java-Stack, die Process-Mining-Technologie kann unverändert angewendet werden, um Prozesstransparenz zu erhalten“

beschreibt der Celonis-Mitbegründer nochmals die grundlegende Systemfunktion.

Somit ist für Celonis ein SAP-System wie ein gläserner Patient?

„Patient ist vielleicht nicht das richtige Wort“

meint Bastian Nominacher

„aber tatsächlich können wir alle für den Prozessablauf relevanten Daten aus SAP ziehen.“

Auch gibt es keinen Unterschied zwischen On-premise- und Cloud-Systemen:

„Nein, für uns ist nur wichtig, dass wir Zugriff auf das System haben. Wo die Daten liegen, ist absolut sekundär.

Bei Cloud-Systemen ist es oftmals sogar noch schneller möglich, den Datenzugriff herzustellen, da von den Anbietern bereits entsprechende Schnittstellen angeboten werden“

weiß Nominacher aus seiner beruflichen Praxis.

„Natürlich steckt in Celonis unfassbar viel menschliche Intelligenz: Ein großes Team aus Entwicklern und Architekten hat hier sein Bestes gegeben und tut es noch.

Zudem wurden die neuesten Kenntnisse aus der künstlichen Intelligenz angewendet“

weiß der Celonis-Co-Geschäftsführer. ­

Celonis Pi (Proactive Insights), die neueste Generation von Process Mining, will Maßstäbe bei der Kombination von künstlicher Intelligenz (KI), Machine Learning und Process Mining setzen.

„Celonis Pi korreliert in extrem kurzer Zeit Millionen von prozessbezogenen Daten – und das gelingt mit modernsten Machine-Learning-Verfahren“

so Nominacher.

„Das Ergebnis ist aus Anwenderperspektive gedacht: Die Knackpunkte in einem Prozess werden automatisch identifiziert.

Damit entfällt viel Analysearbeit beim Anwender. Besser noch: Celonis Pi lernt mit und gibt Vorschläge, welche Maßnahmen erfolgreich sein könnten.“

Ursachenforschung bei einem fehlerhaften und ineffizienten SAP-System betrieb bisher die eigene IT-Mannschaft mit dem CCC-Leiter oder ein externer Berater von einem SAP-Partner.

Wird diese Kompetenz durch die Celonis-Software obsolet?

„Keineswegs“, antwortet Bastian Nominacher,

„mit Celonis Process Mining werden Schwachstellen und Ineffizienzen in den Prozessen aufgedeckt. Durch die Erkenntnisse können sich Teams und IT-Admins auf ihre Kernkompetenzen und die Optimierung der analysierten Prozesse fokussieren.

Die Software hilft also dabei, effizienter zu arbeiten, und führt zu enormen Zeitersparnissen. Damit unterstützt Celonis Unternehmen vor allem dabei, agiler zu arbeiten und die Kundenzufriedenheit zu verbessern.“

Demnach, wer ist für Celonis der Ansprechpartner in einem Unternehmen? Wer begibt sich auf Ursachenforschung?

Die SAP-Basis, der CCC-Leiter, der CIO, CFO?

„Das kommt ganz auf das Unternehmen an“

„Unser Tool steht Anwendern auf allen Ebenen offen und genau das macht unsere Arbeit so spannend!

Unserer Meinung nach bringt es nichts, Analytics-Lösungen nur für eine Handvoll Spezialisten anzubieten. Jeder muss in die Lage versetzt werden, seinen Prozess zu betrachten und zu optimieren.

Wir bei Celonis setzen auf eine intuitive Lösung, die über Abteilungsgrenzen hinweg und für sämtliche Prozesse eingesetzt werden kann. Besondere IT-Kenntnisse braucht man für die Anwendung nicht – aber ein bisschen Prozesswissen ist sicherlich von Vorteil.“

Und dann das Resultat:

Was ist das Ergebnis einer Ursachenforschung bei einem SAP-Bestandskunden?

Adaptierung des Customizing, Optimierung des Abap-Codes und/oder der Z-Funktionen? Oder Änderung der Aufbau- und Ablauforganisation?

„Das ist eine schwierige Frage“

meint der Celonis-Erfinder zum E-3 Chefredakteur.

„Es kommt ganz darauf an, welches Pro­blem der Kunde erkannt hat und in welcher Ausgangslage er sich befindet.

Alle von Ihnen genannten Maßnahmen können das Ergebnis einer Process-Mining-Analyse sein.“

Häufig zeigt die Praxis, dass es eine Kombination aus technischen und organisatorischen Maßnahmen ist. Wirklich hilfreich dabei ist vor allem, dass man aufgrund der Live-Anbindung der Daten sofort den Erfolg der Maßnahmen erkennen kann.

„Hat eine bestimmte Maßnahme nicht den gewünschten Effekt, kann man gegensteuern. Klappt der Ansatz, lohnt es sich, diesen breit innerhalb der Organisation auszurollen“

erzählt Nominacher aus seiner Praxis bei den Kunden.

„Gerade dieses Umdenken – weg von einer Big-Bang-Optimierung und hin zu einer faktengetriebenen, kontinuierlichen Prozessoptimierung – macht unsere Kunden so erfolgreich und ist der Grund für nachhaltige Prozessverbesserungen.“

Es bleibt immer den Handelnden überlassen, welche Maßnahmen sie ergreifen, aber natürlich kann und soll das Erkennen von Schwachstellen Veränderungen herbeiführen.

Diese Veränderungen können in allen Bereichen stattfinden, in der Technik oder in der Organisation.

„Wir bieten Unternehmen lediglich die Voraussetzung“

definiert Nominacher und erklärt:

„Das bedeutet: umfassenden Einblick in Prozesse, Hinweise auf die Ursachen und sogar Handlungsempfehlungen.

Was darüber hinaus von Vorteil ist: Mit Celonis sieht man beinahe in Echtzeit, ob eine Maßnahme greift, und kann gegebenenfalls nachsteuern.“

Der Mehrwert der Bemühungen fällt für den SAP-Bestandskunden ganz unterschiedlich aus:

„Das Tolle an unserer Technologie ist, dass Prozesse in allen Bereichen transparent gemacht und visualisiert werden – und damit liegt der Benefit auch immer wieder woanders.

Im Einkauf geht es beispielsweise häufiger um organisatorische Vorteile, in der Produktion ist der Fokus auf Technik größer. Unsere Technologie bietet den Kunden Echtzeit-Einblick in Prozesse und vollständige Transparenz für ihre Abläufe und führt fast immer zu einem extrem schnellen ROI.“

Die Celonis-Kunden bestätigen es: In vielen Fällen lohnt sich die Investition schon nach einem halben Jahr.

BPMN-Exporte

Für viele SAP-Bestandskunden hat sich der SolMan, besonders in der jüngsten Version 7.2, als zentrale Plattform für die Dokumentation der Geschäftsprozesse etabliert:

Inwieweit können die Ergebnisse der Ursachenforschung in die ERP-Dokumentation und das BPM des SolMan übernommen werden?

„Die mithilfe von Celonis Process Mining identifizierten Prozessmuster können als BPMN-Modelle exportiert werden und damit direkt in eine Prozessdokumentation übernommen werden. Entweder um diese von Grund auf zu erstellen oder um sie zu ergänzen und zu aktualisieren“

beschreibt Bastian Nominacher einen Lösungsweg für SAP-Bestandskunden.

Aktuell gibt es noch keine automatische, bidirektionale Schnittstelle zwischen Celonis und dem SolMan. Bereits heute können aber extrahierte Prozessmodelle als BPMN-Modell aus Celonis exportiert und direkt weiterverarbeitet werden.

Über Pi Conformance ist möglich, bestehende Business Blueprints in Celonis zu laden und so Abweichungen zu den gelebten Prozessen direkt zu identifizieren.

„Machine-Learning-Algorithmen helfen dabei, Ursachen und mögliche Lösungsansätze für solche Abweichungen zu ermitteln“

ergänzt Nominacher.

Und die abschließende Fragen:

Wo gibt es in Zukunft bei Celonis noch Handlungsbedarf? Was kommt als Nächstes? Welche Bedeutung hat Machine/Deep Learning für Celonis? Was darf der SAP-Bestandskunde noch alles von Celonis erwarten?

„Wir arbeiten kontinuierlich an unserer Lösung und entwickeln diese weiter. Ich bin der festen Überzeugung, dass noch sehr viele versteckte Potenziale in den Prozessdaten liegen.

Celonis Pi war für uns ein Quantensprung – vor allem durch die Nutzung der neuesten Algorithmen aus den Bereichen KI und Machine Learning.

Wir sind sehr stolz auf das, was wir erreicht haben. Aber natürlich entwickeln wir ständig weiter – SAP-Kunden dürfen noch einige Innovationen erwarten!“

erklärt Bastian Nominacher zum Ende des E-3 Gesprächs. (pmf)

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