Zurück in die Zukunft
Quadratisch, praktisch, gut: Diesen Dreiklang verspricht der Schokoladenhersteller Ritter seinen Kunden seit den 70er-Jahren. 1912 gegründet, beschäftigt das Familienunternehmen heute rund 1300 Mitarbeiter bei einem Umsatz von 430 Millionen Euro.
Wie bei vielen Mittelständlern stehen IT, Controlling und Prozesseffizienz verstärkt im Fokus. Eine zukunftsfähige Struktur ist der Garant für ein erfolgreiches internationales Agieren.
Welchen Nutzen haben die vom Controlling bereitgestellten Informationen mit welchem Aufwand? Haben wir die richtigen Systeme und die Prozesse? Getrieben von diesen Fragen gab es im Laufe der vergangenen Jahre zahlreiche Anpassungen im Controlling-Bereich des Unternehmens – doch es blieb bei Stückwerk.
Bereits Anfang der 90er-Jahre hatte Ritter SAP als zentrales System eingeführt, danach kamen Eigenentwicklungen dazu. Inzwischen liegen zahlreiche der von Ritter benötigten Funktionen im Standard der SAP-Software vor.
„Zurück zum Standard, für mehr Effizienz und Zukunftsfähigkeit“ – so lautete die Zielvorgabe. 2013 stand eine Betriebsanalyse am Anfang des gemeinsamen Projekts mit dem Beratungshaus Plaut.
Es wurden verschiedene Fach- und Themenbereiche beleuchtet und mit dem aktuellen SAP-Standard abgeglichen. Involviert waren alle Abteilungen, die eine Verbindung haben zum Controlling-Modul SAP CO und CO-PA, wie Produktionsplanung und Steuerung sowie Logistik.
Sechs Schwerpunkte
Die daraus resultierenden Arbeitspakete hat Ritter in den vergangenen zwei Jahren zur Verbesserung der Planungs-, Steuerungs- und Informationssysteme durchgeführt.
„Im Fokus stand neben einer neuen Kostenstellenstruktur auch die Optimierung der Abweichungsanalysen für Fertigungsaufträge, die Vereinfachung der Sekundärverrechnungen, Veränderungen bei der Produktkalkulation und eine generelle Harmonisierung des internen und externen Rechnungswesens zu initiieren“
so Plaut-Projektleiter Oliver Schöb.
Zunächst nahm das Team die Kostenstellenstruktur bei der Konfektionierung unter die Lupe. Hier arbeitet Ritter bis dato mit einer produktbezogenen Kostenstellen-Variante.
Es hatte sich gezeigt, dass eine verursachungsgerechte Kostenverrechnung nur durch einen erheblichen Mehraufwand im Controlling zu gewährleisten war. Die Lösung: eine anlagenbezogene Kostenstellenstruktur.
Für die Umstellung waren umfangreiche Anpassungen bei Arbeitsplänen und Rückmeldungen erforderlich. Aber das Controlling kann dank dieser Harmonisierung für alle Kostenstellen ein einheitliches Vorgehen bei der Planung, Tarifermittlung und auch der monatlichen Soll-Ist-Abweichungsanalysen anwenden.
In einem zweiten Projektstrang stand die verbesserte Analyse von Produktionsabweichungen auf der Agenda. Bei der Kostenträgerrechnung hält der SAP-Standard zahlreiche Abweichungskategorien bereit.
Bei Bedarf kann für jeden Fertigungsauftrag und für jede Kostenart eine Abweichungsanalyse erfolgen. Klar war: Die Vielzahl der Objekte macht eine vollständige Auswertung mit vertretbarem Zeitaufwand unmöglich.
Man musste sich auf das Wesentliche konzentrieren. Bei Fertigungsaufträgen geht es insbesondere um eine Unterscheidung in Materialverbrauch und Eigenleistungen, das heißt Maschinen- und Personalstunden.
Mit dem Ansatz, Mengenabweichung in den beiden Kategorien aufzuspalten, wird Ritter künftig von transparenteren Leistungen im Produktionsbereich profitieren.
Wie lässt sich die Sekundärverrechnung, d.h. die interne Umlagenverrechnung, vereinfachen? Der Wunsch nach einer verursachungsgerechten Kostenverrechnung hat zu komplexen Konstrukten aus verschiedenen Verteilungsschlüsseln und zahlreichen Sender-Empfänger-Beziehungen geführt.
Das Problem: Unzufriedenheit bei den Kostenstellenleitern, da das Zustandekommen der Werte oft nicht nachvollziehbar war. Ein Lösungsansatz des Projektteams musste daher darauf abzielen, die Verteilungsschlüssel und Sender-Empfänger-Beziehungen zu reduzieren Das Ergebnis: eine erhöhte Kostentransparenz.
Die geringere Verursachungsgerechtigkeit lässt sich nicht von der Hand weisen, aber es überwiegt der Vorteil der vereinfachten Handhabung.
Neue Planungsmethode
Ein weiteres Teilprojekt befasste sich mit der Einführung einer neuen Planungsmethode. Zuvor war die Ermittlung der Plan-Beschäftigung für die Produktionskostenstellen auf Basis der Ist-Beschäftigung erfolgt.
Korrekturfaktoren sollten zukünftig erwartete Veränderungen abbilden. Hier kann Ritter jetzt auf ein Modell zurückgreifen, das die Plan-Beschäftigung aus den geplanten Absatzmengen der Produkte ableitet.
Fazit
Die im Team erarbeiteten Lösungsansätze lassen sich durchweg im aktuellen SAP-Standard abbilden. Das Standardisierungsprojekt sei wichtig für eine flexible und zukunftsfähige Aufstellung von Ritter, so Schöb. Künftig wird es deutlich einfacher sein, das System zu durchdringen.
